Datenschutzerklärung
HOVGARD Winter- & Objektservice UG (haftungsbeschränkt) | www.hovgard.de | Stand: 27. Oktober 2026
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die HOVGARD Winter- & Objektservice UG (haftungsbeschränkt), Jacobistraße 18, 40211 Düsseldorf, Deutschland. Geschäftsführer: Ervin Hoxhallari. Telefon: +49 163 1284801. E-Mail: info@hovgard.de. Website: https://www.hovgard.de.
Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch von www.hovgard.de, bei E-Mail- und Telefonkontakten, bei Angebots- und Partneranfragen und bei Online-Besichtigungsterminen. Sie gelten sowohl für Privatkunden als auch für die personenbezogenen Daten von Ansprechpartnern geschäftlicher Kunden und Partner. Für weitere Verarbeitungen außerhalb der Website können ergänzende Datenschutzhinweise erforderlich sein.
2. Zwecke, Datenarten und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten abhängig vom Anlass technische Verbindungs- und Nutzungsdaten, Stamm- und Kontaktdaten, Objekt- und Unternehmensangaben, Kommunikationsinhalte, Angebots- und Vertragsdaten, Buchungsdaten sowie freiwillig eingereichte Dateien. Zwecke sind die technische Bereitstellung und Absicherung der Website, die Bearbeitung von Anfragen und die Kontaktaufnahme, Terminorganisation, Angebots- und Vertragsabwicklung sowie die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten. Die einzelnen Verarbeitungen erläutern wir nachfolgend.
Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage einer betroffenen natürlichen Person und die Erfüllung entsprechender Verträge; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Website-Sicherheit, Missbrauchsabwehr sowie notwendige Geschäftskommunikation und Vertragsvorbereitung mit Ansprechpartnern von Unternehmen; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung erforderlich ist. Für das Speichern von Informationen auf Endgeräten bzw. den Zugriff darauf gilt zusätzlich § 25 TDDDG. Bei Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO benennen wir unsere berechtigten Interessen in den jeweiligen Abschnitten.
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, uns über die Website personenbezogene Daten bereitzustellen, besteht nicht. Für die Nutzung der Website selbst sind lediglich technisch erforderliche Verbindungsdaten notwendig. Wenn Sie eine Anfrage stellen oder einen Termin buchen möchten, benötigen wir die hierfür gekennzeichneten Angaben; andernfalls kann die jeweilige Leistung unter Umständen nicht angeboten werden.
3. IONOS: Webhosting und WebAnalytics
Unsere Website und unser geschäftliches E-Mail-Postfach werden über IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben. Beim Aufruf unserer Website sind zur Verbindung mit dem Server und Auslieferung der Inhalte technische Daten einschließlich der IP-Adresse erforderlich. Unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) besteht in einer zuverlässigen, sicheren und funktionsfähigen Website. Für die für uns erfolgende Datenverarbeitung des Hosters sind die Anforderungen des Art. 28 DSGVO zu beachten.
Laut IONOS werden beim regulären Webhosting insbesondere die aufgerufene Webseite oder Datei, Referrer, Zugriffszeit, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätetyp und die IP-Adresse verarbeitet. Nach Anbieterangaben wird die IP-Adresse direkt bei der Erhebung bzw. unmittelbar nach der technischen Übermittlung anonymisiert. IONOS nennt für diese Besucherdaten eine Speicherung von acht Wochen und gibt für das reguläre Webhosting an, dass insoweit keine Übermittlung von Besucherdaten in Drittstaaten stattfindet. Informationen: https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/datenverarbeitung-durch-ihr-ionos-produktes/datenverarbeitung-durch-webhosting-produkte/
IONOS WebAnalytics ist laut IONOS bei regulärem Webhosting standardmäßig aktiviert. Die statistische Auswertung wird über Logdateien oder Zählpixel vorgenommen; eigene WebAnalytics-Cookies werden dafür laut Anbieter nicht gesetzt. Die übertragenen IP-Adressen werden nach Anbieterangaben unmittelbar anonymisiert. Zweck ist die statistische Auswertung und technische Optimierung unseres Onlineangebots. Rechtsgrundlage für die gegebenenfalls vorgelagerte personenbezogene Verarbeitung beim Seitenabruf ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Informationen: https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/datenverarbeitung-durch-ihr-ionos-produktes/webanalytics/
4. Angebotsformular und Partneranfragen
Im Formular „Angebot anfragen“ sind Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Straße, Postleitzahl und Ort als Pflichtfelder eingerichtet. Freiwillig können Unternehmen, Objektart, ausgewählte Leistungen, Nachricht und Anhänge angegeben werden. Das Formular „Partner werden“ verlangt Vorname, Nachname, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer; Einsatzgebiet, angebotene Leistungen, Nachricht und Anhänge sind freiwillig. Wir verwenden diese Daten zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage, zur Rückfrage, zur Erstellung eines Angebots oder zur Anbahnung einer Kooperation. Eine Nutzung dieser Formularangaben für Newsletter oder allgemeine Werbeverteiler ist nicht Gegenstand der dargestellten Funktionen.
Bei Anfragen von Privatpersonen bzw. Vertragspartnern, die selbst natürliche Personen sind, stützen wir die zur Vertragsanbahnung erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Kontakt mit Beschäftigten oder Ansprechpartnern juristischer Personen beruht die Verarbeitung regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung der Anfrage und Vorbereitung einer Geschäftsbeziehung. Die Bereitstellung der als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben ist grundsätzlich nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ohne diese Daten kann das jeweilige Onlineformular jedoch nicht versendet und die Anfrage unter Umständen nicht sachgerecht bearbeitet werden. Eine alternative Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail ist möglich.
Optionale Dateianhänge sind auf maximal fünf Dateien mit höchstens 5 MB pro Datei und zusammen höchstens 25 MB begrenzt. Bitte senden Sie keine Gesundheitsdaten oder sonstigen besonders sensiblen Informationen und keine unnötigen Angaben über Dritte. Die Anhänge werden zum Zweck der Prüfung und E-Mail-Übermittlung kurzfristig auf dem IONOS-Server verarbeitet und zusammen mit den Formularinhalten an info@hovgard.de gesendet. Nach der geprüften Programmierung werden die vollständigen Formularinhalte nicht zusätzlich in einer eigenen dauerhaften Website-Datenbank gespeichert. Die beim E-Mail-Versand eingegangenen Inhalte und Anhänge können anschließend in unserem Geschäftspostfach gespeichert sein.
Das Pflichtkästchen „Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen“ dient der Dokumentation, dass diese Informationen zur Verfügung gestellt wurden. Es stellt keine Einwilligung in Werbung oder sonstige über die Anfragebearbeitung hinausgehende Verarbeitung dar.
5. Formularsitzung und Schutz vor Missbrauch
Wenn Sie eines unserer Formulare benutzen, wird zur sicheren Formularverarbeitung eine Verbindung zu unserer Formularschnittstelle hergestellt. Hierdurch kann ein Sitzungscookie „HOVGARD_FORM“ gesetzt werden (Sitzungskennung; grundsätzlich bis zum Ende der Browsersitzung). Der serverseitig geführte Formularvorgang schützt vor gefälschten Anfragen (CSRF) und Mehrfachübermittlungen. Zweck und Rechtsgrundlage sind die sichere Bereitstellung der ausdrücklich angeforderten Formularfunktion (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für hierfür unbedingt erforderliche Endgerätezugriffe § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die serverseitigen Sitzungsinformationen werden nach den konfigurierten PHP-/Hosting-Bereinigungsregeln entfernt.
Zur Abwehr automatisierter oder missbräuchlicher Anfragen verwenden wir außerdem ein unsichtbares Prüffeld, eine Mindestdauer zwischen erstmaligem Formularaufruf und Absenden sowie eine Begrenzung auf höchstens zehn Übermittlungsversuche je Stunde und IP-Adresse. Dafür wird die IP-Adresse auf unserem Server durch einen pseudonymen Hashwert ersetzt und zusammen mit Zeitpunkten von Übermittlungsversuchen verarbeitet. Zweck und Rechtsgrundlage sind die Sicherheit und Verfügbarkeit des Formulars (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zeitstempel werden für ein einstündiges Prüfzeitfenster berücksichtigt. Die zugehörigen temporären Dateien werden bei späteren Formularaufrufen beziehungsweise im Rahmen der Bereinigung des Server-Temporärspeichers gelöscht; die tatsächliche Vorhaltezeit kann deshalb das einstündige Prüfzeitfenster überschreiten.
6. Cloudflare Turnstile (Schutz der Formulare)
Zum Schutz unserer Kontaktformulare verwenden wir Cloudflare Turnstile, bereitgestellt von Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. In dieser Website-Fassung wird Turnstile erst geladen, wenn Sie eines der Formulare aktiv nutzen oder die Sicherheitsprüfung erneut starten. Hierbei kann Cloudflare technische und sicherheitsbezogene Informationen wie IP-Adresse, Browser-, Geräte- und Verbindungsmerkmale sowie das Prüfergebnis verarbeiten; zur serverseitigen Prüfung des Ergebnisses übertragen wir ein Prüftoken an Cloudflare. Die eigentlichen Formulareingaben und hochgeladenen Anhänge werden nicht als Teil der Turnstile-Prüfung an Cloudflare übertragen.
Zweck des Einsatzes ist die Erkennung automatisierter Zugriffe und die Abwehr von Spam und Missbrauch. Rechtsgrundlage für die von uns veranlasste Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Integrität und Funktionsfähigkeit der Anfrageformulare). Soweit bei der Turnstile-Prüfung Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, sind die Anforderungen des § 25 TDDDG zusätzlich zu beachten. Der Einsatz ohne gesonderte Einwilligung kommt nur in Betracht, soweit die Voraussetzungen einer gesetzlichen Ausnahme – insbesondere der unbedingten Erforderlichkeit für den ausdrücklich gewünschten Dienst – tatsächlich erfüllt sind.
Cloudflare handelt für den Schutz unserer Website nach dem Turnstile-Datenschutznachtrag als Auftragsverarbeiter. Soweit Cloudflare die erhobenen Signale zur eigenständigen Verbesserung seiner Bot-Erkennung nutzt, handelt Cloudflare nach eigenen Angaben selbst als datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Daten können auch in den USA verarbeitet werden (siehe Abschnitt 10). Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/de-de/turnstile-privacy-policy/ sowie https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/.
7. Calendly – eingebettete Online-Terminbuchung
Für freiwillige Besichtigungsterminbuchungen ist der externe Dienst Calendly, LLC, USA, eingebunden. Damit der Kalender ohne Wartezeit zur Verfügung steht, wird er bereits geladen, sobald unsere Website vollständig geöffnet ist – also auch dann, wenn Sie keinen Termin buchen. Dabei wird eine Verbindung zu Calendly hergestellt. Alternativ können Sie jederzeit telefonisch oder per E-Mail einen Termin anfragen. Beim Laden können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen und Nutzungsdaten an Calendly übertragen werden; Calendly kann dabei Cookies und ähnliche Technologien einsetzen.
Beim Laden des Kalenders können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten, Nutzungsinformationen und Daten aus Cookies bzw. vergleichbaren Technologien an Calendly gelangen. Bei einer tatsächlichen Terminbuchung verarbeitet Calendly insbesondere Namen, E-Mail-Adresse, Termin, Zeitzone und sonstige von Ihnen dort eingegebene Angaben. Die Verarbeitung dieser Buchungsdaten durch uns erfolgt bei vorvertraglichen Maßnahmen mit natürlichen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei geschäftlichen Ansprechpartnern regelmäßig gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Terminvereinbarung und Bearbeitung geschäftlicher Anfragen).
Beim Schließen des Terminfensters wird der Kalender auf die Startansicht zurückgesetzt und dafür erneut von Calendly geladen; dabei wird erneut eine Verbindung zu Calendly hergestellt. Das Schließen macht bereits erfolgte Datenübermittlungen nicht rückgängig und entfernt keine von Calendly zuvor gesetzten Cookies oder sonstigen lokalen Informationen; diese können Sie über Ihre Browsereinstellungen löschen. Calendly stellt eigene Cookie-Einstellungen zur Verfügung. Für Fragen zur Datenverarbeitung erreichen Sie uns unter info@hovgard.de.
Nach den Calendly-Vertragsunterlagen werden Buchungsdaten im Rahmen der Dienstleistung grundsätzlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag der jeweiligen Calendly-Kunden verarbeitet. Calendly kann für eigene, in seiner Datenschutzerklärung beschriebene Zwecke daneben selbst Verantwortlicher sein. Bei eingebetteten Calendly-Diensten sind HOVGARD und Calendly nach dem Calendly-Datenschutzanhang für bestimmte über Cookies oder ähnliche Technologien erhobene Daten voneinander unabhängige Verantwortliche. Eine Datenverarbeitung in den USA und weiteren Ländern ist möglich. Weitere Informationen: https://calendly.com/legal/privacy-notice und https://calendly.com/legal/data-processing-addendum.
8. Technisch notwendige Speicherungen, Spracheinstellung und externe Links
Zur Wiederherstellung der von Ihnen ausgewählten Sprachfassung nutzt unsere Website den Schlüssel „hovgard_lang“ im lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Browsers (Deutsch, Englisch oder Japanisch). Die Sprache wird bei einem erneuten Besuch wieder ausgelesen und bleibt grundsätzlich bis zum Löschen der Website-Daten im Browser gespeichert. Die ausgewählte Sprache wird nicht allein durch diese Speicherfunktion an HOVGARD übermittelt. Wir verwenden diese Speicherung, um eine ausdrücklich von Ihnen gewählte Sprache zu erhalten; soweit die gesetzlichen Voraussetzungen einer technisch notwendigen Funktion erfüllt sind, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Andernfalls ist für Endgerätezugriffe eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich.
Das Formular-Sitzungs-Cookie ist in Abschnitt 5 beschrieben. Cloudflare Turnstile kann bei der Sicherheitsprüfung Endgeräteinformationen auslesen; Einzelheiten enthält Abschnitt 6. Durch das Laden des Calendly-Kalenders, das bereits beim Aufruf der Website erfolgt, können weitere Cookies und ähnliche Techniken eingesetzt werden (Abschnitt 7). In den geprüften Website-Dateien waren keine zusätzlichen eingebetteten Google-Analytics-, Meta-Pixel- oder Social-Media-Tracking-Skripte enthalten. Einfache Verlinkungen auf externe Websites führen erst nach dem Anklicken zum jeweiligen Anbieter; für dessen Inhalte und Datenverarbeitung gelten dessen eigene Hinweise.
9. Kontakt per E-Mail und Telefon
Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontaktinformationen und Inhalte sowie gegebenenfalls erforderliche Kommunikationsmetadaten, um Ihr Anliegen zu beantworten, Rückfragen zu stellen und weitere Schritte zu vereinbaren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Sie als natürliche Person vorvertragliche Maßnahmen anfragen oder selbst Vertragspartner sind, andernfalls im Regelfall Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an geschäftlicher Kommunikation und Anfragebearbeitung). Für gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die E-Mail-Verarbeitung erfolgt über das geschäftliche IONOS-Postfach; auf die Vertraulichkeit gewöhnlicher E-Mail-Kommunikation können wir bei Übertragungen außerhalb unserer Systeme nicht uneingeschränkt Einfluss nehmen.
10. Empfänger von Daten und Übermittlungen in Drittländer
Personenbezogene Daten erhalten nur die jeweils zuständigen Personen bzw. Empfänger, soweit dies für die beschriebenen Zwecke notwendig ist. Kategorien sind insbesondere IONOS als Hosting- und E-Mail-Dienstleister, Cloudflare als Formular-Sicherheitsdienst, Calendly als Terminbuchungsdienst, gegebenenfalls für einen konkreten Auftrag eingesetzte Fach- und Subunternehmen sowie unterstützende Hausverwaltungen, Dienstleister für Buchhaltung/Steuer- und Rechtsberatung, Zahlungsdienstleister und zuständige Behörden. Bei Auftragsverarbeitern sind vertragliche Regelungen nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Eine pauschale Freigabe zur Weitergabe personenbezogener Daten für fremde Werbung ist mit der Anfrage nicht verbunden.
Bei Cloudflare Turnstile und Calendly können Daten in die USA gelangen. Nach veröffentlichten Anbieterinformationen werden hierfür insbesondere das EU-US Data Privacy Framework (DPF) und, soweit einschlägig, EU-Standardvertragsklauseln genutzt. Der Angemessenheitsbeschluss zum DPF gilt nur für Übermittlungen, die von einer gültigen Zertifizierung des jeweiligen US-Empfängers und deren Anwendungsbereich gedeckt sind; sonst bedarf es einer anderen zulässigen Übermittlungsgrundlage und gegebenenfalls zusätzlicher Schutzmaßnahmen nach Art. 44 ff. DSGVO. Calendly beschreibt das DPF und ersatzweise Standardvertragsklauseln in seinem Datenverarbeitungszusatz. Informationen zu den für eine konkrete Übermittlung eingesetzten Garantien sowie Bezugsmöglichkeiten erhalten Sie auf Anfrage bei info@hovgard.de. Informationen der Anbieter finden Sie unter den in Abschnitt 6 und 7 angegebenen Links.
11. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die notwendige Geltendmachung oder Abwehr konkreter Ansprüche eine längere Speicherung rechtfertigen. Anfragen und freiwillige Anhänge ohne anschließende Geschäftsbeziehung werden grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach dem letzten inhaltlichen Kontakt gelöscht, sofern keine Aufbewahrungs- oder besonderen Nachweisgründe entgegenstehen. Bei Verträgen werden erforderliche Daten für die Vertragsdauer sowie nach Maßgabe der anwendbaren handels- und steuerrechtlichen Pflichten aufbewahrt. Je nach Unterlagenart betragen diese Fristen regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre (§ 147 AO und handelsrechtliche Vorschriften). Die konkrete Frist beginnt nach den jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorgaben.
IONOS nennt für anonymisierte Webhosting-Besucherdaten acht Wochen. Das Formular-Sitzungscookie ist für die Dauer der Browsersitzung vorgesehen; serverseitige Sitzungsdaten unterliegen den konfigurierten PHP-/Hosting-Bereinigungsregeln. Für die technisch gespeicherten Rate-Limit-Daten gilt ein einstündiges Prüfzeitfenster; die Dateibereinigung erfolgt bei späteren Formularaufrufen bzw. im Rahmen der Bereinigung des Server-Temporärspeichers. Für eigenverantwortliche Verarbeitungen durch Cloudflare und Calendly gelten die Datenschutzhinweise der Anbieter. Soweit HOVGARD über solche Daten verfügt, bearbeiten wir Löschersuchen nach den gesetzlichen Vorgaben.
12. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeit
Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu. Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Gegen eine Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne besondere Begründung widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter info@hovgard.de oder postalisch an die unter Abschnitt 1 genannte Anschrift kontaktieren. Zudem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), https://www.ldi.nrw.de. Die Ausübung Ihrer Datenschutzrechte ist grundsätzlich kostenlos; die gesetzlichen Ausnahmen bleiben unberührt.
13. Daten aus anderen Quellen und automatisierte Entscheidungen
Wir können im Einzelfall geschäftliche Kontaktdaten von Hausverwaltungen, Auftraggebern oder Kooperationspartnern erhalten, beispielsweise Namen, Funktion, berufliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie objekt- bzw. auftragsbezogene Informationen. Zweck ist die erforderliche Abstimmung im Zusammenhang mit einer Anfrage oder einem Auftrag (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Geschäftsabwicklung; bei gesetzlichen Pflichten gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Soweit wir Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben haben, werden wir die einschlägigen zusätzlichen Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO unter Berücksichtigung der gesetzlich geregelten Fristen und Ausnahmen erfüllen.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unserer beschriebenen Website-Funktionen nicht statt. Technische Spam-Prüfungen und automatische Begrenzungen können lediglich zur Zurückweisung oder Verzögerung einzelner Formularübermittlungen führen. Sie können in diesem Fall alternativ telefonisch oder per E-Mail Kontakt aufnehmen.
14. Aktualität der Hinweise
Stand dieser Datenschutzhinweise: 27. Oktober 2026. Die Hinweise beschreiben die in der für die Veröffentlichung vorbereiteten HOVGARD-Website-Fassung vorgesehenen Datenverarbeitungen. Bei Veränderungen der eingesetzten Dienste, der technischen Abläufe oder der rechtlichen Anforderungen werden wir diese Informationen aktualisieren.
Privacy policy
HOVGARD Winter- & Objektservice UG (haftungsbeschränkt) | www.hovgard.de | Last updated: 27 October 2026
1. Controller and contact details
The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) is HOVGARD Winter- & Objektservice UG (haftungsbeschränkt), Jacobistraße 18, 40211 Düsseldorf, Germany. Managing Director: Ervin Hoxhallari. Telephone: +49 163 1284801. Email: info@hovgard.de. Website: https://www.hovgard.de.
This privacy information explains the processing of personal data when you visit www.hovgard.de, contact us by email or telephone, request a quote or a partnership, or book an on-site appointment online. It applies both to private customers and to the personal data of contact persons at business customers and partners. Additional privacy notices may be required for other processing outside the website.
2. Purposes, categories of data and legal bases
Depending on the circumstances, we process technical connection and usage data, basic and contact details, property and company information, communication content, quotation and contract data, booking data and voluntarily submitted files. The purposes are the technical provision and protection of the website, handling enquiries and contacting you, organising appointments, processing quotations and contracts, and complying with commercial and tax law obligations. The individual processing activities are explained below.
Depending on the processing activity, the legal bases are: Article 6(1)(b) GDPR for taking pre-contractual steps at the request of a natural person concerned and performing the corresponding contracts; Article 6(1)(f) GDPR for website security, preventing abuse, necessary business communications and preparing contracts with company contacts; Article 6(1)(c) GDPR for legal obligations; and Article 6(1)(a) GDPR where consent is required. Section 25 TDDDG also applies to storing information on, or accessing information on, end devices. Where processing is based on Article 6(1)(f) GDPR, we specify our legitimate interests in the relevant sections.
There is no general legal obligation to provide us with personal data through the website. Only technically necessary connection data are required to use the website itself. If you wish to make an enquiry or book an appointment, we need the information marked as required for that purpose; otherwise, we may be unable to provide the respective service.
3. IONOS: web hosting and WebAnalytics
Our website and business email account are operated through IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Germany. When you access our website, technical data, including your IP address, are necessary to connect to the server and deliver content. Our legitimate interest under Article 6(1)(f) GDPR is to maintain a reliable, secure and functioning website. The requirements of Article 28 GDPR must be observed for the hosting provider's processing of data on our behalf.
According to IONOS, standard web hosting processes, in particular, the webpage or file accessed, referrer, time of access, browser type and version, operating system, device type and IP address. The provider states that the IP address is anonymised upon collection or immediately after technical transmission. IONOS specifies a retention period of eight weeks for these visitor data and states that, for standard web hosting, these visitor data are not transferred to third countries. Information: https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/datenverarbeitung-durch-ihr-ionos-produktes/datenverarbeitung-durch-webhosting-produkte/
According to IONOS, IONOS WebAnalytics is enabled by default for standard web hosting. Statistical analysis uses log files or tracking pixels; the provider states that no dedicated WebAnalytics cookies are set for this purpose. Transmitted IP addresses are anonymised immediately according to the provider. The purpose is statistical analysis and technical optimisation of our online services. The legal basis for any preceding processing of personal data when a page is accessed is Article 6(1)(f) GDPR. Information: https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/datenverarbeitung-durch-ihr-ionos-produktes/webanalytics/
4. Quote request form and partnership enquiries
The “Request a quote” form requires your first name, last name, email address, telephone number, street, postcode and town or city. Company, property type, selected services, message and attachments are optional. The “Become a partner” form requires first name, last name, company, email address and telephone number; service area, services offered, message and attachments are optional. We use these data to handle the respective enquiry, ask follow-up questions, prepare a quote or initiate a partnership. Using these form details for newsletters or general advertising mailing lists is not part of the functions described.
For enquiries from private individuals or contracting parties who are themselves natural persons, the processing necessary to initiate a contract is based on Article 6(1)(b) GDPR. When communicating with employees or contact persons of legal entities, processing is generally based on Article 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is to respond to the enquiry and prepare a business relationship. Providing the details marked as mandatory is generally not required by law. However, without these data, the respective online form cannot be submitted and it may not be possible to handle the enquiry appropriately. Alternatively, you can contact us by telephone or email.
Optional attachments are limited to five files, each no larger than 5 MB and totalling no more than 25 MB. Please do not send health data or other particularly sensitive information, or unnecessary information about third parties. Attachments are processed briefly on the IONOS server for checking and email transmission, and are sent with the form contents to info@hovgard.de. According to the code reviewed, the complete form contents are not additionally stored in a separate permanent website database. The contents and attachments received by email may subsequently be stored in our business mailbox.
The mandatory “Privacy information acknowledged” checkbox documents that this information has been made available. It does not constitute consent to advertising or to any other processing beyond handling the enquiry.
5. Form session and protection against abuse
When you use one of our forms, a connection is established to our form interface for secure form processing. This may set a session cookie named “HOVGARD_FORM” (session identifier; generally lasting until the end of the browser session). The form process maintained on the server protects against forged requests (CSRF) and duplicate submissions. The purpose and legal basis are the secure provision of the expressly requested form function (Article 6(1)(f) GDPR; for end-device access strictly necessary for this purpose, Section 25(2), no. 2 TDDDG). Server-side session information is removed according to the configured PHP/hosting cleanup rules.
To prevent automated or abusive enquiries, we also use an invisible check field, a minimum period between initially opening and submitting the form, and a limit of ten submission attempts per hour per IP address. For this purpose, the IP address is replaced on our server with a pseudonymous hash value and processed together with the times of submission attempts. The purpose and legal basis are the security and availability of the form (Article 6(1)(f) GDPR). Timestamps are considered within a one-hour checking window. The associated temporary files are deleted during later form accesses or as part of server temporary-storage cleanup; the actual retention period may therefore exceed the one-hour checking window.
6. Cloudflare Turnstile (form protection)
We use Cloudflare Turnstile, provided by Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, to protect our contact forms. In this website version, Turnstile is loaded only when you actively use a form or restart the security check. Cloudflare may process technical and security-related information such as IP address, browser, device and connection characteristics and the check result; we transmit a verification token to Cloudflare for server-side verification of the result. The actual form entries and uploaded attachments are not transmitted to Cloudflare as part of the Turnstile check.
The purpose is to detect automated access and prevent spam and abuse. The legal basis for the processing of personal data initiated by us is Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in the integrity and functionality of the enquiry forms). Where the Turnstile check stores or reads information on your end device, the requirements of Section 25 TDDDG must also be observed. Use without separate consent is possible only where the requirements of a statutory exception are actually met, in particular strict necessity for the service expressly requested.
Under the Turnstile privacy addendum, Cloudflare acts as a processor to protect our website. Where Cloudflare uses the signals collected to independently improve its bot detection, it states that it acts as a controller in its own right. Data may also be processed in the USA (see Section 10). Further information: https://www.cloudflare.com/de-de/turnstile-privacy-policy/ and https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/.
7. Calendly – embedded online appointment booking
The external service Calendly, LLC, USA, is integrated for voluntary on-site appointment bookings. So that the calendar is available without waiting, it is loaded as soon as our website has fully opened – even if you do not book an appointment. This establishes a connection to Calendly. Alternatively, you can always request an appointment by telephone or email. Loading the calendar may transmit, in particular, your IP address, browser and device information and usage data to Calendly; Calendly may use cookies and similar technologies.
Loading the calendar may disclose, in particular, your IP address, browser and device data, usage information and data from cookies or comparable technologies to Calendly. When you actually book an appointment, Calendly processes, in particular, your name, email address, appointment, time zone and any other information you enter there. Our processing of these booking data for pre-contractual steps with natural persons is based on Article 6(1)(b) GDPR; for business contacts, it is generally based on Article 6(1)(f) GDPR (efficient appointment scheduling and handling business enquiries).
When you close the appointment window, the calendar is reset to its start view and loaded again from Calendly for this purpose; this establishes a new connection to Calendly. Closing the window does not reverse previous data transfers or remove cookies or other local information previously set by Calendly; you can delete these through your browser settings. Calendly provides its own cookie settings. For questions about data processing, contact info@hovgard.de.
According to Calendly's contractual documents, booking data within the service are generally processed as a processor on behalf of the respective Calendly customers. Calendly may also act as a controller for its own purposes described in its privacy notice. For embedded Calendly services, HOVGARD and Calendly are independent controllers for certain data collected through cookies or similar technologies under Calendly's data protection addendum. Data may be processed in the USA and other countries. Further information: https://calendly.com/legal/privacy-notice and https://calendly.com/legal/data-processing-addendum.
8. Technically necessary storage, language settings and external links
To restore the language version you selected, our website uses the key “hovgard_lang” in your browser's local storage (German, English or Japanese). The language is read again on a subsequent visit and generally remains stored until the website data are deleted in the browser. This storage function alone does not transmit the selected language to HOVGARD. We use this storage to retain a language you expressly selected; where the legal requirements for a technically necessary function are met, Section 25(2), no. 2 TDDDG applies. Otherwise, end-device access requires consent under Section 25(1) TDDDG.
The form session cookie is described in Section 5. Cloudflare Turnstile may read end-device information during the security check; details are provided in Section 6. Loading the Calendly calendar, which already happens when you visit the website, may result in the use of additional cookies and similar technologies (Section 7). The website files reviewed contained no additional embedded Google Analytics, Meta Pixel or social media tracking scripts. Ordinary links to external websites lead to the respective provider only when clicked; that provider's own notices apply to its content and data processing.
9. Contact by email and telephone
When you contact us by email or telephone, we process the contact details and content you provide, together with any necessary communication metadata, to respond to your request, ask follow-up questions and agree on further steps. The legal basis is Article 6(1)(b) GDPR if you are a natural person requesting pre-contractual steps or are yourself a contracting party; otherwise, it is generally Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in business communication and handling enquiries). Article 6(1)(c) GDPR additionally applies to records that must be retained by law. Email is processed through our business IONOS mailbox; our ability to influence the confidentiality of ordinary email communications transmitted outside our systems is limited.
10. Recipients of data and transfers to third countries
Personal data are provided only to the relevant persons or recipients insofar as necessary for the purposes described. Categories include, in particular, IONOS as hosting and email service provider, Cloudflare as form security service, Calendly as appointment booking service, where applicable specialist companies and subcontractors engaged for a particular job, supporting property managers, accounting, tax and legal advisory service providers, payment service providers and competent authorities. Contractual arrangements under Article 28 GDPR are required for processors. An enquiry does not constitute blanket authorisation to disclose personal data for third-party advertising.
Cloudflare Turnstile and Calendly may transfer data to the USA. Published provider information indicates that the EU-US Data Privacy Framework (DPF) and, where applicable, EU Standard Contractual Clauses are used in particular. The DPF adequacy decision applies only to transfers covered by a valid certification of the respective US recipient and its scope; otherwise, another permissible transfer basis and, where necessary, supplementary safeguards under Articles 44 et seq. GDPR are required. Calendly describes the DPF and, as a fallback, Standard Contractual Clauses in its data processing addendum. You can request information about the safeguards used for a particular transfer and how to obtain them at info@hovgard.de. Provider information is available via the links in Sections 6 and 7.
11. Retention periods and deletion
We retain personal data only for as long as necessary for the respective purpose, unless statutory retention obligations or the necessary establishment or defence of specific claims justify longer storage. Enquiries and voluntary attachments that do not lead to a business relationship are generally deleted no later than twelve months after the last substantive contact, unless retention requirements or particular evidentiary grounds prevent this. For contracts, necessary data are retained for the contract term and in accordance with applicable commercial and tax law obligations. Depending on the type of record, these periods are generally six, eight or ten years (Section 147 of the German Fiscal Code (AO) and commercial law provisions). The relevant period starts in accordance with the applicable statutory requirements.
IONOS specifies eight weeks for anonymised web hosting visitor data. The form session cookie is intended to last for the browser session; server-side session data are subject to the configured PHP/hosting cleanup rules. Technically stored rate-limit data use a one-hour checking window; files are cleaned up during subsequent form accesses or as part of server temporary-storage cleanup. The providers' privacy notices apply to processing for which Cloudflare and Calendly are independently responsible. Where HOVGARD holds such data, we handle deletion requests in accordance with legal requirements.
12. Your rights and right to lodge a complaint
Subject to the applicable legal conditions, you have rights of access (Article 15 GDPR), rectification (Article 16 GDPR), erasure (Article 17 GDPR), restriction of processing (Article 18 GDPR) and data portability (Article 20 GDPR). You may withdraw consent at any time with effect for the future (Article 7(3) GDPR), without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal. You may object to processing based on legitimate interests on grounds relating to your particular situation (Article 21(1) GDPR). You may object to processing for direct marketing at any time without giving specific reasons (Article 21(2) GDPR).
To exercise your rights, you can contact us at info@hovgard.de or by post at the address in Section 1. You may also lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Article 77 GDPR), in particular the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of North Rhine-Westphalia (LDI NRW), https://www.ldi.nrw.de. Exercising your data protection rights is generally free of charge; statutory exceptions remain unaffected.
13. Data from other sources and automated decisions
In individual cases, we may receive business contact data from property managers, clients or cooperation partners, such as names, job roles, business email addresses, telephone numbers and property- or order-related information. The purpose is necessary coordination in connection with an enquiry or order (Article 6(1)(f) GDPR, legitimate interest in proper business administration; where legal obligations apply, Article 6(1)(c) GDPR where appropriate). Where we have not collected data directly from you, we will fulfil the applicable additional information obligations under Article 14 GDPR, taking account of statutory deadlines and exceptions.
No decision based solely on automated processing, including profiling, that produces legal or similarly significant effects under Article 22 GDPR takes place within the website functions described. Technical spam checks and automatic limits may only result in the rejection or delay of individual form submissions. In that case, you can alternatively contact us by telephone or email.
14. Keeping this information up to date
This privacy information was last updated on 27 October 2026. It describes the data processing envisaged in the HOVGARD website version prepared for publication. We will update this information if the services used, technical processes or legal requirements change.
プライバシーポリシー
HOVGARD Winter- & Objektservice UG (haftungsbeschränkt) | www.hovgard.de | 最終更新日：2026年10月27日
1. 管理者および連絡先
一般データ保護規則（GDPR）上の管理者は、HOVGARD Winter- & Objektservice UG (haftungsbeschränkt)、Jacobistraße 18, 40211 Düsseldorf, Germanyです。代表取締役：Ervin Hoxhallari。電話：+49 163 1284801。メール：info@hovgard.de。ウェブサイト：https://www.hovgard.de。
本方針は、www.hovgard.deの閲覧、メール・電話での連絡、見積り・提携に関するお問い合わせ、およびオンラインでの現地訪問予約における個人データの処理について説明します。個人のお客様のほか、法人のお客様や提携先のご担当者の個人データにも適用されます。ウェブサイト以外で行われるその他の処理については、追加のプライバシー通知が必要となる場合があります。
2. 目的、データの種類および法的根拠
状況に応じて、接続・利用に関する技術データ、基本情報・連絡先、物件・企業情報、通信内容、見積り・契約データ、予約データ、および任意に提出されたファイルを処理します。目的は、ウェブサイトの技術的な提供と保護、お問い合わせへの対応と連絡、日程調整、見積り・契約の処理、および商法・税法上の義務の履行です。個々の処理については以下で説明します。
処理に応じた法的根拠は次のとおりです。対象となる自然人のご依頼に基づく契約前の措置および関連する契約の履行にはGDPR第6条第1項(b)、ウェブサイトの安全性、不正利用の防止、必要な業務連絡および企業担当者との契約準備には同項(f)、法的義務には同項(c)、同意が必要な場合には同項(a)が適用されます。端末への情報の保存または端末上の情報へのアクセスには、ドイツのTDDDG第25条も適用されます。GDPR第6条第1項(f)に基づく処理については、各項で当社の正当な利益を示します。
ウェブサイトを通じて当社に個人データを提供する一般的な法的義務はありません。ウェブサイト自体の利用には、技術的に必要な接続データのみが必要です。お問い合わせや予約をご希望の場合、その目的のために必須と表示された情報が必要となります。ご提供いただけない場合、該当するサービスを提供できないことがあります。
3. IONOS：ウェブホスティングおよびWebAnalytics
当社のウェブサイトと業務用メールボックスは、IONOS SE（Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Germany）を通じて運用されています。ウェブサイトへのアクセス時には、サーバーとの接続とコンテンツ配信のため、IPアドレスを含む技術データが必要です。GDPR第6条第1項(f)に基づく当社の正当な利益は、信頼性が高く安全で正常に機能するウェブサイトを維持することです。ホスティング事業者が当社のために行うデータ処理には、GDPR第28条の要件を遵守する必要があります。
IONOSによると、通常のウェブホスティングでは、特にアクセスされたページまたはファイル、参照元、アクセス日時、ブラウザーの種類とバージョン、OS、端末の種類、およびIPアドレスが処理されます。事業者の説明によれば、IPアドレスは収集時または技術的な送信の直後に匿名化されます。IONOSはこれらの訪問者データの保存期間を8週間とし、通常のウェブホスティングに関しては、当該訪問者データの第三国への移転は行われないとしています。詳細：https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/datenverarbeitung-durch-ihr-ionos-produktes/datenverarbeitung-durch-webhosting-produkte/
IONOSによると、通常のウェブホスティングではIONOS WebAnalyticsが標準で有効になっています。統計分析にはログファイルまたはトラッキングピクセルが使用され、事業者によれば、そのための独自のWebAnalytics Cookieは設定されません。送信されたIPアドレスは直ちに匿名化されると説明されています。目的は、当社のオンラインサービスの統計分析と技術的な改善です。ページアクセス時に、その前段階で個人データが処理される場合の法的根拠はGDPR第6条第1項(f)です。詳細：https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/datenverarbeitung-durch-ihr-ionos-produktes/webanalytics/
4. 見積りフォームおよび提携に関するお問い合わせ
「見積り依頼」フォームでは、名、姓、メールアドレス、電話番号、通りの住所、郵便番号、市区町村が必須項目です。企業名、物件の種類、選択したサービス、メッセージ、添付ファイルは任意です。「パートナーになる」フォームでは、名、姓、企業名、メールアドレス、電話番号が必須であり、対応地域、提供サービス、メッセージ、添付ファイルは任意です。当社はこれらのデータを、お問い合わせへの対応、確認のご連絡、見積り作成または提携に向けた準備に使用します。これらのフォーム情報をニュースレターや一般的な広告配信リストに使用することは、ここで説明する機能には含まれません。
個人のお客様または自然人である契約当事者からのお問い合わせでは、契約準備に必要な処理をGDPR第6条第1項(b)に基づいて行います。法人の従業員や担当者との連絡では、通常、同項(f)に基づきます。当社の正当な利益は、お問い合わせに回答し、取引関係を準備することです。必須項目の提供は、原則として法律で義務付けられているものではありません。ただし、これらのデータがなければオンラインフォームを送信できず、お問い合わせに適切に対応できない場合があります。代わりに電話またはメールでご連絡いただくことも可能です。
任意の添付ファイルは、最大5ファイル、1ファイル当たり5 MB以下、合計25 MB以下に制限されています。健康データなど特に機微な情報や、第三者に関する不要な情報は送信しないでください。添付ファイルは確認とメール送信のためにIONOSサーバー上で短期間処理され、フォーム内容とともにinfo@hovgard.deへ送信されます。確認済みのプログラムでは、フォーム内容の全体を別の恒久的なウェブサイト用データベースに追加保存する仕組みはありません。メールで受信した内容と添付ファイルは、その後、当社の業務用メールボックスに保存される場合があります。
必須の「プライバシー情報を確認しました」チェック欄は、この情報が提供されたことを記録するためのものです。広告や、お問い合わせへの対応を超えるその他の処理への同意を意味するものではありません。
5. フォームのセッションおよび不正利用対策
フォームを利用すると、安全なフォーム処理のために当社のフォーム用インターフェースへの接続が行われます。これにより「HOVGARD_FORM」というセッションCookieが設定される場合があります（セッション識別子。原則としてブラウザーのセッション終了まで）。サーバー側で管理するフォーム処理は、偽造リクエスト（CSRF）や重複送信から保護します。目的と法的根拠は、明示的に要求されたフォーム機能の安全な提供です（GDPR第6条第1項(f)。そのために厳密に必要な端末アクセスにはTDDDG第25条第2項第2号）。サーバー側のセッション情報は、設定されたPHP・ホスティングのクリーンアップ規則に従って削除されます。
自動化されたお問い合わせや不正なお問い合わせを防止するため、非表示の確認欄、フォームを初めて開いてから送信するまでの最低時間、およびIPアドレス当たり1時間に最大10回の送信試行制限も使用しています。そのため、IPアドレスを当社サーバー上で仮名化されたハッシュ値に置き換え、送信試行の時刻とともに処理します。目的と法的根拠は、フォームの安全性と可用性です（GDPR第6条第1項(f)）。タイムスタンプは1時間の確認対象期間内で参照されます。関連する一時ファイルは、その後のフォームアクセス時またはサーバーの一時保存領域のクリーンアップ時に削除されるため、実際の保存期間が1時間の確認対象期間を超える場合があります。
6. Cloudflare Turnstile（フォームの保護）
お問い合わせフォームの保護には、Cloudflare, Inc.（101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA）が提供するCloudflare Turnstileを使用しています。このウェブサイトのバージョンでは、フォームを実際に利用するか、安全性の確認を再開始した場合にのみTurnstileが読み込まれます。その際、Cloudflareは、IPアドレス、ブラウザー・端末・接続の特性、確認結果などの技術情報やセキュリティ関連情報を処理する場合があります。結果をサーバー側で検証するため、当社は検証トークンをCloudflareに送信します。フォームの実際の入力内容やアップロードされた添付ファイルは、Turnstileの確認の一環としてCloudflareに送信されません。
利用目的は、自動アクセスの検出とスパム・不正利用の防止です。当社が行わせる個人データ処理の法的根拠はGDPR第6条第1項(f)です（お問い合わせフォームの完全性と機能性を確保する正当な利益）。Turnstileの確認で端末上の情報が保存または読み取られる場合、TDDDG第25条の要件も遵守する必要があります。別途の同意なしでの利用が認められるのは、法定例外の条件、特に明示的に要求されたサービスに厳密に必要であるという条件が、実際に満たされる場合に限られます。
Turnstileのプライバシー補足条項によれば、Cloudflareは当社ウェブサイトの保護について処理者として行動します。収集したシグナルを独自のボット検出改善に利用する範囲では、Cloudflareは自らデータ保護上の管理者として行動すると説明しています。データが米国で処理される場合もあります（第10項参照）。詳細：https://www.cloudflare.com/de-de/turnstile-privacy-policy/ および https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/。
7. Calendly：埋め込み型オンライン予約
任意の現地訪問予約のため、外部サービスCalendly, LLC（米国）を組み込んでいます。待ち時間なくカレンダーをご利用いただけるよう、当社ウェブサイトが完全に開いた時点で、予約をされない場合でもカレンダーを読み込みます。その際、Calendlyへの接続が行われます。代わりに、いつでも電話やメールで予約をお問い合わせいただけます。読み込み時には、特にIPアドレス、ブラウザー・端末情報、利用データがCalendlyに送信される場合があります。CalendlyはCookieなどの類似技術を使用する場合があります。
カレンダーの読み込みにより、特にIPアドレス、ブラウザー・端末データ、利用情報、およびCookieなどの類似技術から得られるデータがCalendlyに提供される場合があります。実際の予約では、Calendlyは特に氏名、メールアドレス、予約日時、タイムゾーン、およびそこで入力されたその他の情報を処理します。当社による予約データの処理は、自然人との契約前の措置ではGDPR第6条第1項(b)、業務上の担当者については通常同項(f)に基づきます（効率的な日程調整と業務上のお問い合わせへの対応）。
予約ウィンドウを閉じると、カレンダーを最初の画面に戻すため、Calendlyから再度読み込まれます。その際、Calendlyへの接続が改めて行われます。閉じても既に行われたデータ送信は取り消されず、Calendlyが以前に設定したCookieやその他のローカル情報も削除されません。これらはブラウザー設定から削除できます。Calendlyは独自のCookie設定も提供しています。データ処理に関するお問い合わせはinfo@hovgard.deまでご連絡ください。
Calendlyの契約文書によれば、サービス内の予約データは、原則として各Calendly顧客のために処理者として処理されます。Calendlyは、自社のプライバシーポリシーに記載された独自の目的について、管理者となる場合もあります。埋め込み型Calendlyサービスでは、Calendlyのデータ保護補足条項に基づき、Cookieなどの類似技術で収集される特定のデータについて、HOVGARDとCalendlyは互いに独立した管理者です。米国やその他の国で処理が行われる場合があります。詳細：https://calendly.com/legal/privacy-notice および https://calendly.com/legal/data-processing-addendum。
8. 技術的に必要な保存、言語設定および外部リンク
選択された言語版を復元するため、当社ウェブサイトはブラウザーのローカルストレージ内の「hovgard_lang」キーを使用します（ドイツ語、英語、日本語）。言語設定は再訪時に読み取られ、原則としてブラウザー内のウェブサイトデータを削除するまで保存されます。この保存機能だけで、選択した言語がHOVGARDに送信されることはありません。明示的に選択した言語を保持するために保存を使用し、技術的に必要な機能の法的条件を満たす場合にはTDDDG第25条第2項第2号が適用されます。それ以外の場合、端末アクセスには同条第1項に基づく同意が必要です。
フォームのセッションCookieについては第5項で説明しています。Cloudflare Turnstileは安全性確認時に端末情報を読み取る場合があります。詳細は第6項をご覧ください。Calendlyカレンダーの読み込み（ウェブサイトの閲覧時に行われます）により、追加のCookieなどの類似技術が使用される場合があります（第7項）。確認したウェブサイトファイルには、Google Analytics、Meta Pixel、ソーシャルメディアの追跡用スクリプトの追加埋め込みは含まれていませんでした。外部ウェブサイトへの通常のリンクは、クリックした場合にのみ該当事業者へ移動します。そのコンテンツとデータ処理には、各事業者の独自の通知が適用されます。
9. メールおよび電話による連絡
メールまたは電話でご連絡いただいた場合、ご用件への回答、確認のご連絡、次の手順の調整のため、ご提供いただいた連絡先や内容、および必要な通信メタデータを処理します。自然人として契約前の措置を依頼する場合、またはご自身が契約当事者である場合の法的根拠はGDPR第6条第1項(b)です。それ以外は通常、同項(f)に基づきます（業務連絡とお問い合わせ対応に関する正当な利益）。法定保存対象の記録には、同項(c)も適用されます。メール処理にはIONOSの業務用メールボックスを使用します。当社システム外で送信される通常のメール通信の機密性について、当社が及ぼせる影響には限界があります。
10. データの受領者および第三国への移転
個人データは、説明した目的に必要な範囲で、各担当者または受領者にのみ提供されます。受領者の区分には、特にホスティング・メール事業者のIONOS、フォーム保護サービスのCloudflare、予約サービスのCalendly、必要に応じて特定の業務に起用される専門業者や下請業者、協力する不動産管理会社、会計・税務・法律相談の事業者、決済事業者、および管轄当局が含まれます。処理者についてはGDPR第28条に基づく契約上の取決めが必要です。お問い合わせは、第三者の広告のために個人データを共有する包括的な許可を意味しません。
Cloudflare TurnstileとCalendlyでは、データが米国に移転される場合があります。公表された事業者情報によれば、特にEU-USデータ・プライバシー・フレームワーク（DPF）および必要に応じてEU標準契約条項が用いられます。DPFに関する十分性認定は、該当する米国の受領者の有効な認証とその適用範囲に含まれる移転に限って適用されます。それ以外では、GDPR第44条以下に従う別の適法な移転根拠と、必要に応じて追加の保護措置が必要です。Calendlyはデータ処理補足条項でDPFおよび代替手段としての標準契約条項を説明しています。個別の移転で使用する保護措置やその入手方法は、info@hovgard.deにお問い合わせください。事業者の情報は第6項と第7項のリンクから確認できます。
11. 保存期間および削除
当社は、法定保存義務、または具体的な請求権の行使・防御に必要な事情により長期保存が正当化される場合を除き、各目的に必要な期間のみ個人データを保存します。取引関係に至らなかったお問い合わせと任意の添付ファイルは、保存義務や特別な証拠保全上の理由がない限り、原則として最後の実質的なやり取りから遅くとも12か月以内に削除します。契約については、必要なデータを契約期間中、および適用される商法・税法上の義務に従って保存します。書類の種類により、通常の保存期間は6年、8年または10年です（ドイツ租税通則法〔AO〕第147条および商法上の規定）。各期間の起算点は、適用される法令に従います。
IONOSは匿名化されたウェブホスティング訪問者データの保存期間を8週間としています。フォームのセッションCookieはブラウザーのセッション中に使用され、サーバー側のセッションデータは設定されたPHP・ホスティングのクリーンアップ規則に従います。技術的に保存される送信回数制限データには1時間の確認対象期間が適用され、ファイルの削除はその後のフォームアクセス時またはサーバーの一時保存領域のクリーンアップ時に行われます。CloudflareとCalendlyが独自の責任で行う処理には、各事業者のプライバシー通知が適用されます。HOVGARDが当該データを保有している場合、法的要件に従って削除請求に対応します。
12. ご本人の権利および苦情申立て
法定の条件に従い、アクセス権（GDPR第15条）、訂正権（第16条）、消去権（第17条）、処理の制限を求める権利（第18条）、データポータビリティの権利（第20条）があります。同意はいつでも将来に向けて撤回でき（第7条第3項）、撤回前に行われた処理の適法性には影響しません。正当な利益に基づく処理については、ご自身の特別な状況に関連する理由により異議を申し立てることができます（第21条第1項）。ダイレクトマーケティング目的の処理には、特別な理由を示すことなく、いつでも異議を申し立てることができます（第21条第2項）。
権利行使のため、info@hovgard.deまたは第1項の住所への郵便でご連絡いただけます。また、データ保護監督機関に苦情を申し立てることができます（GDPR第77条）。特に、ノルトライン＝ヴェストファーレン州データ保護・情報自由監察官（LDI NRW）、https://www.ldi.nrw.de が該当します。データ保護上の権利の行使は原則として無料ですが、法定の例外は引き続き適用されます。
13. 他の情報源から取得するデータおよび自動化された決定
個別のケースでは、不動産管理会社、委託者、提携先から、氏名、役職、業務用メールアドレス、電話番号、物件・業務に関する情報などの業務上の連絡先データを受領することがあります。目的は、お問い合わせや業務に関連する必要な調整です（GDPR第6条第1項(f)：適切な業務遂行に関する正当な利益。法的義務がある場合には必要に応じて同項(c)）。データをご本人から直接取得していない場合、法定の期限と例外を考慮し、GDPR第14条に基づく該当する追加の情報提供義務を履行します。
説明したウェブサイト機能において、GDPR第22条にいう、法的効果または同様に重大な影響を及ぼす、プロファイリングを含む専ら自動化された決定は行いません。技術的なスパム確認や自動制限によって、個々のフォーム送信が拒否または遅延する場合があるにとどまります。その場合は、代わりに電話やメールでご連絡いただけます。
14. 本方針の更新
本プライバシー情報の最終更新日は2026年10月27日です。公開のために準備されたHOVGARDウェブサイトのバージョンで予定されているデータ処理について説明しています。利用するサービス、技術的な手順または法的要件が変更された場合、本情報を更新します。
